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こんにちは、佐久間(@kaigo_webwriter)です！
地域密着型通所介護などを運営している方であれば、必ず運営推進会議というものに直面すると思います。
現状では年に2回の開催が義務付けられている運営推進会議ですが、今回はその方法や、実際行った内容についての記事を作成していきたいと思います。
運営推進会議とは？
運営推進会議は開催義務はあるが内容は自由
他のサイトなどでは意義や運営推進会議設立に至った経緯などを詳しく述べているものが多いですが、今回は具体的な進め方をメインで書いていきたいので、まずは単刀直入に言わせて頂きます。
現状の運営推進会議の目的とは「事業の透明性を保つ」と「地域の連携を図る」のみとなります。
したがってその内容、進め方、などにおいて明確な決まりがあるわけではなく、何でも好きな事を取り上げて大丈夫(今のところは)という事なのでまずはご安心を。
しかし、運営推進会議はおおむね半年に1回以上の開催義務がありますのでここはご注意を。
内容について、一般的には施設の概要説明・日常の活動内容の報告・取り組んでいる活動のご紹介した後に質疑応答の時間を設けるケースが多いようです。
ですが、自由な内容で良いとは言っても何から手を付ければいいか分からないよという方に向けて、今回は、自分が行った運営推進会議の流れを具体的に紹介していきたいと思いますので是非参考にしてみてください。
運営推進会議＝実体験＝
それでは、自分が行ってきた運営推進会議の流れと内容をご紹介します。
案内状を送る（構成員）
まずは、構成員に案内をしていきます。大体1か月くらい前から出せればいいと思いますが、自分の場合は時間がなくギリギリ10日前くらいになりました。運営推進会議の為に、わざわざ予定を空けて下さる方もいましたので出来る限り早めに案内をする事をおすすめします。
構成員につきましては、
①利用者または利用者の家族
②地域住民の代表者（自治会員や民生委員等）
③市町村の職員
④地域包括支援センターの職員
⑤ケアマネジャー
などが挙げられます。（地域によっては構成員の報告を義務つけている所もあったりしますので、念のため確認した方が確実です。）
自分の場合は①は郵送でお手紙を送り、②から⑤は”営業”を兼ねて直接参加可否をお伺いしに行きました。
参加可否を確認する
人数に合わせて会場規模を決めなければならない関係もあるので、大体1週間から最低でも3日前には参加可否が確認できればいいと思います。
自分の場合、利用者の家族には郵送で案内状を出していたと書きましたが、返事がない所に電話で確認すると意外と来てくれるケースもありました。
そして参加者はリストを作るようにします。
会場は施設で
運営推進会議の会場に選んだのは自施設でした。
自施設は1階がデイサービスで２階が事務所となっており、スペースがあったのでそこで開催しました。
参加者が多い場合であれば、公民館などが会議スペースを安く貸し出している事が多いのでお勧めです。
会議の内容
会議の内容は以下のものになります。
運営推進会議とは
まず参加される方に、運営推進会議の目的を話しました。
「地域の連携と事業の透明性を図る為に位置付けられている会議で、今後半年に１度の開催をします」などの説明を。ここはさらっと流す感じで。
デイサービスセンター〇〇について
次に、自分の施設の利用時間や料金の説明から、特色（の部分に関しては写真付き）のご説明をしました。
以前の施設では畑があったので、みんなで畑仕事をしている様子などを紹介。
このあたりから真面目な説明だけだと静まり返ってしまうので、自分は周りの反応を見ながら、畑をやる中での失敗談などで笑いを取りに行きました(笑)
今後の目標
今後の目標については、利用者様がもっとこうすれば楽しめる的なベクトルでの説明をお勧めします。もちろんですが、売り上げなどに関しては話しても反応は薄かったです。（参加者にもよりますが、利用者様のご家族様が来るのであれば尚更です）
質疑応答
以上の説明を３０分くらいで終わらせ、質疑応答に入りました。
どのパターンでも恐らく質疑応答が一番時間がかかると思います。
地域住民の場合だと「そもそもどういう人が来れるんですか？」などから始まり、ケアマネジャーの場合だと「利用状況や空き状況」、ご家族様の場合は「普段言いにくいことや聞きにくいこと」などの質問が挙がり、それにひとつひとつ答える事になるのでやはり一番時間がかかるパートだと思います。
紙資料＋スライド
説明する資料はパワーポイントのスライドでも作成しました。
普通のTVとパソコンをHDMIケーブルというもので繋ぐと、パソコンの画面がTVに映し出されます！
ちなみにHDMIケーブルはAmazonで安く買えます。
結果としてはやはり紙だけより見栄えが良かったです！
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価格:660円 |
もちろん紙の資料も配りましたが、それだけだと皆さんずっと下を向いたままになってしまうかなと思いやってみましたがこれが正解でした。
実施時間
個人的には実施時間帯は午後が良いと思います。
自分はだいたい１４時から１５時の１時間で開催をしていました。
お昼過ぎの方が参加しやすいとの声もありました。
議事録作成
最後になりますが、議事録の作成だけは忘れないようにしましょう。
特に質疑応答の時に出た要望などは必ず控えておく事が重要です。
要望について、半年後の会議で、前回の点について改善したと報告が出来れば、信用も増すと思います。
まとめ
繰り返しますが、運営推進会議の形は自由です！
しかし、開催は義務ですので、せっかくやるなら施設を宣伝出来るような形にしたり、目標宣言の場にしたりして有効活用していきましょう！
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